我們常希望可以用更快速的時間，製作出更專業、更吸睛的簡報。除了熟練簡報軟體的操作、大量累積簡報製作的經驗之外，有沒有什麼訣竅可以更有效的學習和精進簡報技巧呢？

過去在職場上因為工作性質的緣故，我需要製作大量的簡報，例如研究報告、銷售簡報、會議簡報、教學簡報、進度簡報等等，很多時候並沒有太充裕的時間可以準備簡報製作，常常來不及做完而草草交差，影響了工作進度，也影響了主管對我的評價。

隨著簡報製作經驗的累積與前輩的分享，也翻閱了許多簡報教學與提升效率的書籍，逐漸歸納出一套可以提升簡報製作效率的方式，在這裡和各位分享。透過這七個習慣的培養與練習，不僅可以提升簡報設計的質感與專業感，也能縮短簡報製作的時間，更精準的達到職場簡報的目的。

 

Habit #1 斷、捨、離的思維運用

「斷絕不需要的資料，捨棄多餘的素材，脫離對蒐集的執著。」這是第一層思維，展現在「系統化」的資料整理上。

 

(一)   文件夾：資料夾、檔名、日期等編碼，提升索引的效率。

(二)   靈感庫：設計沒有捷徑，專業就展現在細節上的處理。靈感不會靈光一現、想有就有，天賦也會有疲乏的時候，更多是源自平時的所見所聞所想。每天大量的閱讀，蒐集喜歡的、需要的，並隔一段時間重新瀏覽，進行刪減的動作(過時的、熟記的、沒用的)，累積一定程度這些就會進入潛意識，轉化為「直覺」出現。

(三)   再思考：在自己的簡報作品，寫下註解與說明文字，隔一段時間，看看過去寫的，再次寫下新的註解與說明。這是一種時間、訊息與思考的整理。

 

「斷絕不必要的元素，捨棄多餘的資訊，脫離對設計的執著。」是我過去在職場上所體悟到的第二層思維，展現在「效率化」的簡報製作上。

簡報是一種減法哲學，是學習如何用更少來表達更多，在設計簡報時，可以這樣思考：如果拿掉這個元素，對表達上有沒影響？如果用口語表達就好，那麼就可以選擇拿掉，斷絕不必要的元素干擾觀眾的注意力。

資訊的呈現，要思考哪些是必要的(must be)，那些是作為輔助參考的(nice to have)。簡報不是在呈現花費了多少時間努力，而是只呈現必要的訊息協助觀眾容易瞭解。我們在設計簡報時常常會有一種迷思：不是我不懂得精簡，而是擔心如果將簡報濃縮成十頁或更少時，會不會讓對方覺得我沒有花太多時間？可是我明明就投入了二個多禮拜的時間，而我沒有放的部分，會不會讓人覺得我沒有想清楚那部分，可是我明明都有想過啊！於是，錯把簡報的頁數和版面的字數多寡當作是個人努力的成果。

而當我們在設計簡報上有一些心得後，往往會開始在意「設計感」這件事，開始在投影片上試圖多加些什麼讓它更有設計感、讓它更與眾不同，反而忽略了簡報的本質：傳遞容易理解的訊息。

 

Habit #2 二個方案不嫌多，三個方案恰恰好

在商場上有三個方案對於說服主管、客戶絕對是有幫助的。單一選項的「是非題」，容易陷入讓對方有「這是不是最佳方案？」的想法，因此對簡報的成效大打折扣，產生許多不必要的疑問，這是因為沒有比較基準的緣故。而提供多個選項的「單選題」甚至是「複選題」，因為有相互比較的方案，往往更能突顯預定方案的好，不僅容易被採納，也能感受到你的思慮周到與專業度。如果採納的不是預定方案，也能進一步思索對方考量的觀點，也許能補足自己思慮不周的部分。

不論是簡報架構、解決方案，還是投影片設計，強迫自己多想一想有沒有第二種可能性？最初想到的往往是多數人都想得到的，多花點心思想出第二種、第三種甚至是第四種；可能第一種還是相對最好的，但你的產出只會更精彩，也能作為下一次簡報的參考。

為什麼是「三」這個數字？

在畢達哥拉斯(古希臘哲學家、數學家和音樂理論家，畢氏定理與黃金比例是他與其學派提出)眼中，「三」是一個和諧的數字。亞里士多德(古希臘哲學家，柏拉圖的學生)則認為「三」代表完整，因為既有首尾，又有中部。中國道教同樣認為「三」是力量的象徵，因為它暗示著一種中心元素。

在傳播學理論中「三」是最有力的數字，不多不少，足以支撐一個論點，又不至於多到難以記憶。三點條列、三個選項、三原色、投影片三元素(標題、內容、訊息) 、三分構圖、黃金三原則，在許多應用上，「三」是一個理想的數字。

 

Habit #3 換位思考

如果你是簡報設計者，想想簡報使用者(可能是你或是別人)，想想目標群眾。設計的理念固然重要，但站在大眾的角度往往更能看出問題所在。

從目標群眾的立場來思考，他們希望看到什麼樣的資訊？對於色彩的辨別上有沒有障礙？這份簡報會被用在什麼地方？用什麼媒介呈現？有多少時間可以聽或看這份簡報？(很多人忽略這一點：當你希望對方在短時間內就能充分理解你的簡報，有沒有想過自己花了多少時間在蒐集資料、消化資訊，以及製作簡報上？)

當你站在目標群眾的角度思考時，才會與他們產生連結，簡報的內容才會引起共鳴。當別人說「看起來好像怪怪的…」不要排斥，試著接受再調整看看。

 

Habit #4 邏輯思考的自問自答

對於呈現的內容、元素、顏色、排列方式等，自問為什麼這樣做？這樣做可以達到什麼效果？每一樣都不該是憑感覺。如此做可以讓你在面對主管、客戶的需求時，更清楚的給出回應，以及思索更多可能性。

運用在簡報架構上，可以檢視架構的邏輯合理性。每一張投影片，都應該自問「為什麼如此(Why So?)」和「然後造成什麼結果(So What?)」，整份簡報應該可以找到對應的投影片，而且排列的順序也該合乎邏輯性。

 

Habit #5 簡報本質的思考

簡報的目的，在於傳遞訊息，促使觀眾採取行動。簡報本身只是輔助，不要執著於複雜的設計，或是精美的圖示。特別是在商場或是職場上的簡報，往往是解決問題與達成共識的過程，簡報的內容會隨著討論結果而需要更改，保留容易修改的彈性是必須的考量。

好的商業簡報應該是「不是說你想說的，也不是說對方想聽的，而是以對方容易接受的方式，說你該說的；不只達成目的，更要省時省力。」企業在看待一份簡報的價值，會考慮到「成本、時間、效率」的觀點，以更少的時間、更容易的方式，正確達到目的，而這也是企業在衡量所有商業活動價值的觀點。

 

Habit #6 設計的基本功：四個原則、四種表現

• 四個原則：對齊、相近、對比、重複。

圖文排版三招就上手

善用四個原則，就能有效提升簡報設計的質感。

 

• 四種表現：圖像、文字、色彩、數據。

投影片的設計，不外乎這四種基本表現，以及結合使用的效果。不論是自己的作品或是觀摩得來的作品，都可以分門別類做整理，形成自己的資料庫。日後要進行簡報設計時，先定位投影片是屬於哪一種表現方式，從參考對應的資料庫，就能省下再次蒐集的時間，專注在內容的構思上。

 

Habit #7 沒有最好，只有更好

保持謙遜，永遠抱持著還有未知的可能性。這只是「截至目前」的最好，而非永遠做不出更好。

 

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本文作者：簡報．簡單報 Easy Presentation │ 劉奕酉 (Kevin Liu)

責任編輯：BFA編輯室