大家應該都經歷過這樣的狀況：

接到通知要做一份簡報，於是你整理了一下桌面，沖了一杯咖啡，播放工作專用的音樂清單，坐下來將椅子調到最適合的高度，打開簡報軟體，將頁面調整到適當的尺寸，準備大顯身手，然後，就沒有然後了...... 

頭腦一片空白，不知如何下手，像是寫份艱深的論文或曠世鉅作，想破頭卻連一個標點符號都擠不出來，而不過是要寫份簡報而已！其實，如果在開始做簡報前先完成五件事，就能避免或上述的狀況發生，在說明這五件事之前，先跟大家分享一個觀念： 

簡報是一種溝通訊息的方法，並不等於溝通的訊息本身

溝通訊息的方法有簡報、影片、劇本、電話、廣告、信件、電影、公關活動、研討會......任何你想得到的形式，而訊息的內容是透過嚴謹的企劃過程後，精煉出來的結論或方案，簡報則是為為這內容服務，依據對象場合來調整，輔助溝通的工具之一。 

也就是說，在尚未搞清楚要說什麼和怎麼說之前就直接製作簡報，腦袋空空也只是剛好而已XD，為了避免這種窘境，我習慣在簡報前先做四件事，幫助自己釐清並安排想要向對方溝通的內容，這四件事依序是： 

溝通需求、分析資料 、建立邏輯、擬定架構

其中「溝通需求」是我認為相當重要的一個環節，跟大家聊聊我的經驗：

溝通需求-釐清對方真正想要的是什麼

凡事必有因，我們通常不會閒來無事就做個簡報，以圓桌為例，我們經常要對客戶提案說明影片的創意、概念、腳本與製作等細節，最重要的是要說服對方掏錢埋單，所以在製作提案簡報前，我多會希望能先和客戶坐下來抬槓一下，聽對方想要什麼，並藉由互相討論來釐清對方「真正需要的是什麼？」，需求釐清後，才好進行下一步的規劃，一般來說，我會從背景、動機、目的、條件、建議這幾個面向和對方討論。 
 

背景

這一點在 六個步驟製作有效簡報 一文中分享過，背景就是對方來找你之前發生了什麼？是有新品上市？是有公關危機？或是有促銷活動？越能瞭解簡報的背景，就越有機會滿足對方的需求，進而影響對方的行為。
 

動機

動機是在了解背景的前提下，進一步溝通為什麼要做這件事？比方說：一個經營O2O相關平台的客戶找圓桌拍片，背景是 「O2O是近年最夯商機」，他的動機可能是「想吸引VC投資所以要拍宣傳影片」，又或者台灣婚禮聯盟找圓桌設計簡報，背景是「大陸是婚禮產業的下一個戰場」，動機可能是「向大陸旅客介紹台灣婚禮產業的優勢」。 
 

目的

在動機明確之後，下一步就是確認目的，想藉由做這件事達到什麼效果？接續婚禮聯盟的例子，這場簡報的目的可能是「吸引大陸自由行旅客來台旅行兼拍攝婚紗」。
 

條件

有多少資源？預算？期程？產品力？發揮空間等等其他相關事項，這一點我都盡量在專案開始前就弄清楚，以免客戶想要的內容與其能給的條件落差太大，雙方達不成共識，做後演變成彼此懷抱錯誤的期待，下場就是87分不能再高，死路一條...... 
 

建議

在溝通並瞭解上述四點後，我們依據自己的專業判斷，來建議對方最適合採取的動作，通常來找我的客戶，開頭第一句話就是「我想要拍一支微電影」（微電影這三個字可以代換成廣告、簡介片、形象影片等各種名詞），然後就沒有其他想法（或是有一千兩百萬種想法），講白了就是大多數的客戶並不清楚自己需要什麼，畢竟像拍片或其他各種專業的需求並不是經常發生，不熟悉是很平常的，這時候就可根據溝通過程中蒐集到的資訊，加入自己的專業建議，提出一個在當下雙方都能接受的最適方案。 

舉O2O平台廠商為例，一開始對方希望拍支「微電影」來介紹平台的功能與商機，在展覽上播放，以吸引VC來投資，這一段話乍看之下很正常，但內行人就會覺得哪裡怪怪的： 

第一，在我們這一行來說，微電影是在一般的短劇中適當置入企業精神或產品，是有完整的角色、故事和一定程度的篇幅（哪怕是3分鐘），要經營好的話在預算和製作時間上都要有一定程度的投入。 

第二，展覽的場合人潮喧嘩，來來去去，基本上不會有機會讓觀眾認真看完一支影片，更何況是需要鋪陳的微電影？因此在這個場合，對方需要的是能快速抓住目光，吸引人駐足片刻以讓展場人員趁虛而入介紹產品的影片。 

因此在溝通過後，我們建議對方不要拍微電影，而改拍能快速吸睛，展覽結束後依然可使用的簡報影片，會更符合需求。 

其實術業有專攻，隔行如隔山，像我是寫企劃和腳本的人，不代表我就會瞭解導演和表演，這也是為何尊重專業這麼重要，但這又是另一個故事了。 


以上是我在溝通階段時常用的步驟，和各位分享，下一篇文章會和大家聊聊我蒐集資料的方法，歡迎大家一同討論！

本文作者：鋼鐵簡報 Mike

本文出自：簡報前要做的事（一）：溝通需求

責任編輯：BFA 簡報小聚 編輯部

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