5 月 14 日，BFA 簡報 用直播的形式和大家分享「在線上會議做簡報的方式」。

遠端工作的概念日漸興盛，突破地域與時間限制的線上會議成為企業開會的熱門選項。然而少了面對面的溝通，線上會議需要更有效率的進行方式，這次 BFA 簡報直播和大家聊聊在線上會議中做簡報的觀念與方法。

線上會議常見的困擾有以下幾點：

• 軟硬體設備一直出問題

• 線上軟體登入步驟很複雜

• 臨時加入會議，不知道講到哪裡

• 不知道大家有沒有認真在聽

• 干擾過多，難以專心

總結發現，線上會議的無法預期性來源於周遭嘈雜、網絡訊號不佳等外在環境的無法掌控，和會議中無法看到成員表情、動作以及是「不知道接下來會談及什麼」的無法預期性。這些無法預期導致線上與會者「沒有安全感」，需要花費更多的心思去調適與會狀態以及消化該情境下的資訊，這也造成了無論是報告者還是聽者都難以在線上會議中專心的問題。

我們以簡報者的角度來跟大家分享如何在線上會議做簡報，才能讓聽眾比較專心，且能有效傳達訊息。

在線上會議做簡報首要解決聽眾的「安全感」，有三個思考：設定框架、結論先行、給予行動。

1. 設定框架：在開始報告內容時，先讓聽眾知道討論或報告的範圍。

以圖示為例，沒有進行框架設定的簡報會讓參與者有相當多的發想，且都是十分零散的內容。

講者在簡報前不妨先設定一個框架告訴聽眾這次簡報的內容有哪些，主要討論哪些。 

聽眾自然會放掉框架外的東西，講者也更能直接在這一框架上架設簡報架構。對聽者和講者來說，都更直接和輕鬆。 

設定框架除了讓聽眾安心之外，也可以限制討論的範圍，避免在回饋時偏離重點，確保每一句話都在設定的主題之內。

設定框架時，建議用數字去輔助表達，比如：三件事情、兩個計畫、一個問題等這些陳述。可以用量化的方式展開全貌再開展單項。 

2. 結論先行：先說結論、重點、解決方案。

線上會議主要是透過「聽覺」來接收資訊，考慮會議中間干擾多，先講重點除了讓對方有所預期，也減少因為外在干擾而沒講到的狀況。

比如做業績報告時，講者通常會闡述一些大家多少有些瞭解的事實。 

但在線上會議上，建議把結論和方案提前。 

因為報告的重點不是解釋為何業績下，而是因應對策。快速說明業績狀況，把重心放在解決方案或需要的協助上，會更聚焦。

3. 結尾行動：結尾為聽眾設計明確的行動。

明確的行動有助於推動進度，所以最後讓各方知道接下來要做什麼。

很多人或許會覺得自己的內容實在太多，需要在會議上一一呈現。這邊老師給出另一個思考方向：很多資訊在簡報前就應該與聽者同步。透過信件、訊息或是平常養成的工作習慣先行釋出必要資訊，在會議上便能夠更快切入要點。

這一期直播中，也為大家解答另一個簡報常見的問題：聽眾對簡報內容無感怎麼辦

越來越多人懂得在簡報前思考聽眾想要聽什麼，這是很不錯的起步。但在實際操作中，有人發現這樣思考出來的內容還是讓人無感。這有可能是陷入了一個「我認為聽眾在意」的迷思，把「自己在意的」當作「聽眾在意的」，於是就造成想講的東西一堆。這時候不妨可以站在聽眾角度去思考「我不想聽什麼」。通常情況下，人們的「不想」和「不要」比「想」和「要」來得快速和直面。利用人們的「直覺」，可以有效刪去那些不太重要的內容。

最後，總結一下今天的重點：

本文作者：BFA 簡報