9 月 17 日，簡報小聚線上版第 5 期「商務英文簡報的危機處理」，邀請到問講教育顧問創辦人 Wen，和大家分享在商務英文簡報情境中的危機處理。

當晚的直播節目分為兩個環節「主題探討」及「嘉賓對談」，在上半場的部分，由 BFA 簡報總編輯孟堯老師分享「先別打開電腦！用這張提案地圖，讓商務簡報更有說服力」。文章中將提案簡報歸納成「Imagination」、「Problem」、「Solution」、「Demo」與「Action」五個層級。只要運用提案地圖釐清思路，擬定邏輯順暢、架構明確的溝通策略，就可以大幅提高簡報的製作效率與說服力。更多詳細內容可參考文章 ⟪先別打開電腦！用這張提案地圖，讓商務簡報更有說服力⟫。

  

節目的下半場「商務英文簡報的危機處理」，Wen 在開場就提出商務英文簡報時最常遇到的三大難題：

1.    忘詞怎麼辦？

2.    被問難題怎麼辦？

3.    面對突發狀況怎麼辦？

 

首先面對到第一個難題：忘詞怎麼辦？

忘詞是簡報者最害怕遇到的突發狀況，Wen 表示在第一時間忘詞時，先不要急著接話，而是要透過拉高層次的方式，把簡報的目標重述一次。

Wen 也分享了在論述簡報目標的商務英文萬用句型：

The goal / purpose of this presentation is to …

 

在登場前，可以先將簡報的主旨背得滾瓜爛熟，如此一來在忘詞時，就可以可以藉由拉高層次的方式，重新論述簡報的主旨是什麼，幫自己爭取時間、重整陣腳後，再繼續報告下去。

 

第二個難題：被問到難題怎麼辦？

Wen 表示被問難題時，不管對方的目的是什麼，都可以在第一時間就給對方肯定。再來，我們可以探討發問者發問的背後原因，可能是對方真的有問題，也可能是對方需要馬上得到答案。這時可以先給對方一個肯定，運用重導問題的方式，和對方進行確認後，再把問題包裝成自己可以回答的內容。不過要秉持兩個原則：不說謊、不裝懂。因為現場可能還有更專業的人。

 

Wen 分享拉高層次、重申目的的商務英文萬用句型：

Yes, and our main purpose today is to OOO.

The bottom line is OOO, and we are OOO.

Wen 再次總結遇到難題的解決方法，先給予肯定，拉高層次、重申目的，透過和對方雙重的確認，再把問題重新包裝，若問題包含的範圍較大，則可以進行部分的回答。

所以在簡報前，也可以多做些功課，比方預想對方會問什麼問題或做出什麼樣的回應，並在簡報時把相關答案和看法同步表述。 

第三個難題：面對突發狀況怎麼辦？

Wen 表示這問題沒有完美的解法，但可以用「幽默」的方式來化解。職場上幽默的化解手法有三個方式，分別為「翻轉期待」、「誇張延伸」與「比喻對比」。

翻轉期待：我們可以翻轉對語意的預設或是期待。發生這個狀況，別人預期會聽到什麼？那麼則說出和預期相反的內容，創造出對比。

誇張延伸：延伸現有言論，誇大原本的預設和期待

比喻對比：用具體或抽象的方式來比喻，用對比增加趣味。

 

以上就是 Wen 分享商務英文簡報的危機處理技巧，透過幾個關鍵的商務英文萬用句型，化解難題、達成簡報目標。

本文作者：BFA 簡報