企業簡報模版的有效使用方式

許多企業會製作專屬的公用簡報模板，並要求同仁使用模板製作投影片，以呈現一致的企業識別。模版規範了版型、字體、配色等元素，應當能節省製作的時間，但實際套用就會發現，模版並不如預期的好用，常會有簡報內容不夠清楚、看不見重點等問題，於是誕生了一派說法：企業簡報模版不好用。 其實，真正的問題並不是模板不好用，而是使用的方法有誤。簡報模版是基於企業常用的簡報情境歸納出來的格式，只要理解當中的邏輯，就能運用模板來建立明確的簡報結構，提升製作效率。

大致歸納起來，一份簡報模版常用的版型包含「封面」、「目錄」、「章節」、「內文」四種頁面，然後再搭配其他不同的版型。大家要製作簡報時，通常會直接打開簡報模版，挑選一個偏好的版型，就直接填入內容。而這樣的製作方式就是從單頁思考投影片，容易忽略整體架構。建議可以參考下方的步驟，讓模板有效協助大家製作簡報：

1. 先在「封面頁」寫下簡報的標題，而標題就是簡報目標。先確認目標以後，再決定要放哪些內容。

2. 接著進入「目錄頁」的製作，目錄頁即是簡報大綱。根據標題決定哪些章節要出現在簡報當中，將之寫在目錄頁，就大致底定整份簡報的架構。

3. 延續目錄頁，請將各個標題製作為獨立的「章節頁」，並先將章節頁都擺在一起，就可以輕鬆看見簡報的全貌。如果這時候要再調整簡報架構，只要移動或增刪章節頁就可以了，但要記得再回頭調整目錄頁的內容及順序。

4. 最後，我們再進到各個章節填入內容，並挑選合適的「內文頁」版型製作就沒問題了。

我們以「新產品介紹」為例。首先，先在封面頁輸入標題，並設定這份簡報的目的是要讓聽眾了解新產品。再對應到目標，需要出現的就會有「產品特色」、「關鍵問題」、「解決方案」、「會員優惠」、「使用示範」、「使用見證」、「競爭分析」等內容，我們也先將他們輸入到目錄頁。


接著進入章節頁的製作，這時候就可以看見簡報大致的樣貌。進一步，可以調整順序，排成「關鍵問題」、「解決方案」、「產品特色」、「使用示範」、「使用見證」、「競爭分析」、「會員優惠」。最後，再依據簡報時間或現場聽眾來進行第二次調整。
假如簡報的時間有限，可能可以把「使用見證」刪掉，但並不影響論述的邏輯；如果現場是對產品有一定認識的觀眾，也可以考慮把「會員優惠」移到前面講。順序都確認後，我們再開始製作各個頁面的內容。

以往大家容易落入直接開始製作簡報內文的誤區，那是屬於單點式思考，但依循上述步驟及案例示範，則是運用簡報模版來建立整體思考，並先設定好框架，再將時間投資在內容及設計上。並且，運用這樣的方式來製作簡報的好處是，可以將每個章節視為一個「模組」，如果要修改簡報，直接大塊的移動或調整就可以，會節省大家更多的製作時間。

最後，跟大家分享在做簡報時常會用到的七大資訊圖表，可以依據不同的需求，來選擇對應的內文頁，希望對大家有幫助。