溝通是生活、工作的絕對重心。無論是信件、社群網絡、電話還是面對面的溝通，我們的最終目的都是借由溝通去產生結果達成目標。

如果能夠確保和聽眾在同一個頻道，那麼目標達成的機率會更高。因此在溝通過程中，必須盡可能快速清晰地掌握重點。

信件主旨闡明目標

想想發信件給對方，你的信可能是別人收件箱中幾十、幾百甚至幾千封信的其中一封，所以應該盡可能的減少收件者理解的時間。一般來說，如果信件的主旨很難被理解或是需要花對方更多的時間去理解，那麼對方回覆信件的機率就會大幅降低。

因此在信件中，建議以「問題」開頭，並直接詳細說明想從對方那邊拿到什麼資源。無論是什麼情況，都不要寫一長串去解釋你的內容而把你想要的寫在最後面。站在收件者的角度去優化信件，他們會更樂意回覆你的需求。

會議前確定目標

開會的時候，沒有什麼比你不知道自己為什麼在這裡、不知道會議內容更令人惱火的了。如果要和別人開會，一開始最好先自我介紹，盡量和對方建立共同連接，然後借此進入開會重點。

可以這麼來開頭：很高興認識你，David 和我說了很多關於你工作的趣事，接下來我想看看有沒有合作的機會，這是我目前在做的，我也想更多瞭解你的工作。

盡早確認目標，再詳細解釋。雙方期待一致，會議會進行得更順暢。

通話前詳述前後文

打電話前為自己的目標建立好通話內容框架。商業溝通中常常會出現一種情況：知道自己為什麼打這通電話、熟悉事件的前後文，但不代表別人也如此。不要假設任何事情，清楚地闡述前後文。因為對方可能不記得你是誰、這是什麼主題。所以在通話前一定要先把促成這次會議的相關信件都瞭解清楚，不過記得別假設對方也這麼做。

最後，不用擔心自己開場的闡述的內容都是對方已知的，若是如此對方會告訴你。這樣的方式雖然比較保守，卻能避免對方因為不清楚你在講什麼而退出對話。

綜上所述，經驗法則是站在對方的立場上，拋開自己的需求和假設。

本文作者：Hillel Fuld

本文出自：How to Make Sure Your Communication Is Effective and Doesn't Add to the Noise

譯文出自：BFA 簡報 編輯部

責任編輯：BFA 簡報 編輯部