做 PPT 不會這些操作，難怪你天天加班
大家好，我是雅客。
PPT是我們早職場當中幾乎每個人都有機會接觸的工具，做PPT做的時間久了，要是你一直都在重複某些操作，但卻沒想辦法提升效率。
這就不能怪別人都早早下班，而你還在苦逼苦逼地做著PPT了。
今天我給大家總結了10個提升幻燈片製作效率的方法，希望能夠幫助到各位。
1、主題設置
不知道大家有沒有試過辛辛苦苦做的PPT，滿懷忐忑地發給別人，結果別人說不喜歡你的顏色，讓你全部換一套。
可整整100多頁的PPT，逐頁去換分分鐘會換到懷疑人生！
要是你在一開始製作幻燈片之前就設置好主題格式，那麼後面的所有更改就方便很多了。
點擊菜單欄上的「設計」就會進入到幻燈片格式設計窗口，在主題旁邊，有一個變體的選項卡，點擊下方的三角形，展開後就如上圖所示。
在這裡，我們就可以對系統默認的主題顏色、主題字體、主題效果以及背景樣式進行設置。
挑選到自己喜歡，而且又跟主題合適的顏色之後，我們可以在變體那裡進行設置，將我們的顏色替換上去，自定義一種新的顏色風格。
操作方法就是點擊菜單欄上的設計、找到變體選項卡，點擊下三角形，然後選擇顏色，在最下面有個自定義顏色，點開我們就可以對顏色進行設置。
在進行顏色設置的時候，由於在這裡沒有「取色器」的功能。
所以我們可以先在幻燈片設計界面，插入一個形狀，然後用取色器把圖片上的顏色都給吸取過來，這樣顏色就會保存到最近使用顏色下面。
之後我們再回到主題顏色設置的窗口，依次選擇最近使用的顏色下面的顏色，就可以更改系統的主題顏色了。如下圖所示
當你把系統的主題顏色修改完成之後，回到幻燈片製作頁面，你就會發現插入形狀的顏色、字體的顏色、背景、圖表都換了一個顏色。
這也就達到了我們修改默認主題顏色的目的。之後你在使用顏色時候，只要顏色不超出你設置的主題顏色範圍，那麼下次需要更改整套顏色的時候。
只需回到主題顏色設置界面，重新選擇一套顏色，就可以把整套幻燈片的顏色給修改過來，非常地方便與快捷。
關於系統默認字體的設置也是同樣，那在這裡就不再贅述了。
2、幻燈片母版
即便是使用了PPT多年的人，也有可能不知道幻燈片母版的用處。那幻燈片母版到底是做什麼用的呢?
它可以幫助我們固定版式，方便之後的修改。
比如說，你現在要在每張幻燈片的左上角添加頁碼，在幻燈片的左側添加網站，在右上角添加一些小圖標。
如果你每次都重新製作的話，那可能會出現上下兩頁的元素的位置不對稱、大小不均等、耗費時間等情況。
但如果你在幻燈片母版預先把這些元素擺好位置並保存，那麼每次新建幻燈片的時候都選擇這一版式，就不用每次都重復擺放元素啦。
為了節省界面空間，Office會自動折疊一些功能按鈕，放在二級或三級菜單。但有些功能是我們進行需要用到的，如果我們每次都要點擊幾次按鈕，才能找到，就比較耗費時間了。
所以我們可以把一些我們常用的功能按鈕，添加到自定義菜單當中，這樣我們下次使用的時候，就能直接觸發。
具體的操作方法是：把鼠標放在菜單欄的左上方區域，鼠標右鍵，選擇自定義快速訪問工具欄。
之後我們可以在界面的左邊把一些常用的功能按鈕，比如說橫向分布、垂直分布、置於頂層、置於底層這些添加到右邊。
這樣我們在菜單欄上就會顯示這些功能按鈕出來，下次再使用的時候就不用點擊那麼多次才能找到這個功能啦。
4、快捷键
使用快捷键也是提升幻灯片制作效率的一种方式，下面我总结了常用的几种快捷键，大家可以看看。
5、設置為默認形狀
辛辛苦苦繪制了一個形狀的各種特效，難道下次還要使用的時候再用格式刷刷？就算有格式刷，可逐個去刷也太浪費時間了。
我們可以將設置的形狀，設置為默認形狀，這樣我們下次再插入形狀的時候，就不需要重新設置，也不需要使用格式刷了。
操作的方法是鼠標右鍵設置好的形狀，在彈出的對話框當中，選擇設置為默認形狀。
6、格式刷
雖然設置為默認形狀之後就不不太需要用到格式刷，可格式刷依舊有它的用處，比如說：你想從另一份PPT複製形狀格式過來。
格式刷可以複製形狀或文字的（陰影、顏色、邊框、發光、柔化邊緣等格式）但不會改變形狀的外形。
格式刷的使用方法是：單擊一下，只能使用一次。對它進行雙擊，則可以讓鼠標一直處於格式刷狀態，可以跨頁或跨幻燈片進行使用。
下面我就來給大家看一個案例：
7、用SmartArt插入圖片
在菜單欄中打開SmartArt圖表，我們可以看到裡面有各式各樣的形狀組合，或者稱之為關係圖。
最下面有一個「圖片」選項，使用裡面的形狀組合，可以幫助我們快速把圖片上傳。
8、一鍵替換
在菜單欄最右邊有一個「替換」工具按鈕，它可以幫我們替換幻燈片中某些字或者字體，而且是全篇幅地更改。
下次如果需要全部更換一種字體，就要記得使用這個替換工具啦。
9、自動對齊工具
選擇一個元素，在菜單欄會出現一個「格式」按鈕，選中它，然後在右邊會出現「對齊」按鈕，在它下面有10種對齊方式。
使用這10種對齊方式，可以幫助我們實現元素的快速對齊。
10、一鍵刪除所有動畫
有時候辛辛苦苦做了一大堆動畫，老闆突然說要不全部動畫刪掉，可你的PPT加起來也有100多頁，逐頁去刪除也太浪費時間了。
其實在菜單欄中，選擇「幻燈片放映」，再選擇「設置幻燈片放映」，在放映設置那裡，選擇放映時不加動畫即可
好啦，以上提高效率的10個方法，希望你掌握這10個方法之後，可以提高幻燈片製作效率，擺脫加班做PPT的困擾。
本文作者：簡書作者 雅客先生
本文出自：做PPT不会这些操作，难怪你天天加班
責任編輯：BFA 簡報小聚 編輯部
簡報小聚 #28 2017 年 11 月聚會
11 月 16 日 ｜溝通傳遞舞台魅力
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