透過這些問題，抓到簡報重點
「做好一份簡報，有邏輯的架構很重要。」我相信大家都很認同，因此在簡報製作中怎麼整理出一個好架構就是一個重要的關鍵，然而我發現除了簡報架構的問題外，有時候有些人對於怎麼找出簡報主軸存在著困惑，剛好我之前遇到一個有關勞工安全的簡報設計案，對方也有類似不知道怎麼抓簡報主軸的情形發生。於是我用了三個問題來引導對方歸納出清楚的簡報主軸，也順利解決怎麼架構這份簡報的問題。這次這篇文章我將跟大家分享，我用了哪三個問題來引導以及背後的理由。
在談我使用哪三個問題之前，我先跟大家說明當時的背景情況，那時對方郵寄了7個附件共35頁的文件內容給我，希望我就他們的內容來設計簡報，並符合他們平時作業時的需求。待我瀏覽完他們的資料時，我發現整封信件並沒有看到他們希望這份簡報的主題是什麼？於是我回信跟他們確認是否有遺漏，對方回覆因為他們內部以往提出的簡報題目都很無聊，所以這部分要請我依他們的資訊幫他們想一個符合他們需求又不會讓人覺得無聊的簡報題目。
當時我非常的意外，第一次遇到對方自己不想定簡報題目的情況！但即便對方全權交給我定主題，也不代表我可以隨心所欲的定，特別是同一份內容在主題不同的情況下會架構出不同的樣貌，內容中什麼是資訊什麼是雜訊，也會因為主題方向的不同而出現差異，若是我冒然提出一個主題，但卻沒有符合對方心中想要的，那我很可能就浪費了我的製作時間。
那他們是不是真的沒有簡報主題呢？其實不然，我認為他們只是不知道他們的簡報目的就是他們的主題，所以我用了以下這三個問題來找出他們心中的簡報目的：
1.如果看的人只能記住一件事，你希望會是什麼？
2.看過的人在轉述這份簡報內容概要會是什麼？
3.你的簡報傳達對象主要是誰？
如果看的人只能記住一件事，你希望會是什麼？
為什麼要問這個問題呢？因為這個問題的答案代表著整份的簡報重點會是什麼，它會界定出這份簡報內容的核心源頭。而我得到答案是「對方希望看過的人知道什麼叫做職災，因工作受傷後，要有懷疑這個受傷事件可能是職災的意識。」這樣一來我就可以清楚知道整份簡報需要讓人了解職災的範籌。
看過的人在轉述這份簡報內容概要會是什麼？
而第二個問題其實是要問出這份簡報的目的，因為我們在跟他人轉述簡報內容的時候，通常都會講出這份簡報的目的，這個目的就是整份簡報的主軸，同時也可以再次確認前項問題的範籌中有沒有衝突的地方。我最後得到的答案是「能轉達什麼是職災，並且知道高雄市有哪些資源，可以幫助遭遇職災的勞工。」有了這個具體的目的，自然架構起內容就可以更精確達到對方想要的結果。
你的簡報傳達對象主要是誰？
第三個問題就是要確認簡報的受眾是誰，這會決定我們簡報內容需要說明的多詳細或是精簡到什麼程度，甚至用詞能不能貼近受眾的關鍵。這個問題的答案得到的回覆是「我們業務同仁對外宣傳時所接觸到的一般勞工大眾。」在這個答案中我還得到一個額外的資訊，就是受眾是如何接觸到這份簡報的，所在的情境會是什麼。
所以我運用了這三個問題成功找出對方心中想要的簡報主軸，後續也以此架構出合理的內容，再設計出適合的簡報視覺並順利結案。
如果你在做簡報時，面對龐大的資訊內容不知所措，苦腦到底要如何定出簡報主軸，希望你可以試著問問自己以上我所提出的三個問題，找出其實早已埋藏在心中的理想答案，只要有清楚的簡報目的就能有明確的簡報主軸，按照主軸架構簡報內容，決定該保留什麼內容，該汰除什麼內容，最後就能架構出一個目的清楚、有邏輯重點的好簡報，祝大家都能順利完成心中的理想簡報內容。
本文作者：Keynote 小王子 黃祺浩
責任編輯：BFA 簡報 編輯部