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只要一分鐘,快速獲得主管好評的工作簡報術

SmartLinkin:對職場工作者來說,如何向主管報告工作進度、成果、問題、想法與建議?恐怕是影響在主管心中評價最重要的關鍵。即使同樣努力,為什麼有人總能在主管面前很紅?又為什麼有人的報告總是能讓主管買帳?究竟,該如何跟主管開口談工作內容?

日本Break Vision董事長車塚元章在《公司不需要不懂簡報的員工》書中,指出掌握箇中技巧的秘訣。要能快速講到重點,讓日理萬機的主管立刻掌握到有用的資訊,可以善用「報連商」(報告、聯絡、商量)的簡報技巧,再搭配上「結論→理由→意見」的說話順序。下次不妨就用這方法試試看,做一次讓主管眼睛一亮的工作簡報吧!

把握自我宣傳的絕佳機會

對主管來說,評價最高的部屬是「不用照顧的部屬」。換句話說,就是「不但能獨立行動、做出成果,還能主動把需要主管確認、批准的事項,確實跟主管『報連商』的部屬。」只要能夠巧妙運用「報連商」技巧,主管對你的評價就會提高;如果你的目標是更上一層樓,當然必須學會「在何時、對什麼人、針對哪件事、以什麼方式」進行「報連商」的技巧。其中,「在何時」,也就是「時機」是最重要的一點。基本上,主管都很忙,因此把握時間在主管想知道的時候,簡潔有條理地針對主管想知道的資訊進行「報連商」是非常重要的。

這時,就需要應用簡報技巧。

報告

「報告」指的是通知主管工作進行的狀況、經過和結果等。部屬如果需要獲得新指示,以便進入下一階段,也必須進行這個步驟。這時,你的主觀想法與意見也能成為參考:

「今天完成第三階段的業務了。處理第二階段的○○時,雖然花了一點時間,但是在△△先生(小姐)的幫忙下,得以順利結束。」

「不過,我覺得第二階段○○的步驟好像有點難以理解呢。」

連絡

「連絡」指的是與主管及其他相關人員分享客觀資訊,這時就不能摻雜你的主觀想法和意見:

「明天第四階段業務將由所有同仁一起進行,因此,請在早上十點到作業室集合。」

商量

「商量」指的是不知該如何判斷或感到不安時,向主管尋求意見和建議。有些事情除了可以找提出指示的主管,也可以找有相同經驗的前輩或其他部門的同事商量:

「關於第四階段業務中的○○,我對實際上要這麼操作感到有點不安。請問您有沒有什麼好的建議?」

「報連商」簡報

我認為,像這樣的「報連商」,應該在每天的工作中進行。同時,也請你在報告和商量全部結束後,偶爾試著向主管提出建議:

「我有一個提議,請務必聽我說⋯⋯」

這時也有一個巧妙的方法,既可以稍微捧一下主管,又能發表自己的想法。那就是在徵求主管意見的同時,也把最後的選擇權交給他:

「在減少客訴的策略方面,我想了A、B兩個方案。我覺得B方案比較好,但還是想聽聽經理的意見。」

讓主管聽你說話的「時機」

首先是關於「報告」,雖然最佳時機會依主管指示的業務內容而異,但大致來說請在下列時間進行。

工作告一段落時

首先,請在工作告一段落時進行。尤其是一項新工作剛開始的初期階段,最好頻繁地向主管報告:

「今天已經完成了到○○的部分,我想向您報告目前的狀況⋯⋯」

工作結束時

其次,在工作完成時,也一定要報告,讓主管知道工作已經完成:

「今天所有的工作都已經完成了⋯⋯最後的結果是△△。不知道您有沒有什麼問題?」

其他時機

想改變原本的計畫,或是工作進行順利時,都可以進行報告。

還有一種絕對必須向主管報告和商量的情況,就是發生錯誤或問題的時候。這時候,請立刻連絡主管:

「發生問題了。再這樣下去,可能會趕不上交期⋯⋯」

「我們收到意想不到的客訴⋯⋯」

主管應該也不想聽到這些消息。但如果一直都不知道,後果將會變得更嚴重。

「報連商」的注意事項

「報連商」必須注意,要把報告對象,也就是主管的時間列入考量。

部屬不能突然衝過來,一開口就說:「經理,關於最近的那件事⋯⋯」因為主管可能正在處理緊急的工作。所以,在「報連商」前,請一定要先請問主管是否有時間:

「經理,請問現在可以向您報告嗎?」

只要有這句話,即使經理正在處理緊急工作,應該也會說「可以」吧!相反的,如果沒頭沒腦就想開始報告,經理大概會說「我現在很忙」,叫你等一下再來吧!

另外,報告與商量的對象原則上是直接提出指示的主管。不過就像前面提到的,除了主管之外,也可以找前輩或其他部門的同事商量,不過最好還是向主管報告你們商量後的結果,並尋求建議。

一分鐘傳達重要事項的技巧

跟主管「報連商」時,必須把話說得簡潔、易懂、有條理,因此最好能依照「結論→理由→意見」的順序,把話組織得更簡潔。

報告時,請順著這樣的流程:「結論是○○○⋯⋯理由是○○⋯⋯我的意見則是⋯⋯」

結論:「經過評估後,我們認為A公司是最佳選擇。」

理由:「A公司的性價比遠比其他公司高。」

意見:「不過有一個疑慮。那就是○○。」

某些情況下,也可能只講結論和理由就結束了。

請依照「結論→理由→意見」的順序完成工作報告。也就是說,如果有五件事情需要報告,就必須重複五次這樣的程序,而且請務必等到一件事情報告完畢後,才接著報告下一件事。

將要報告的事情「分成三項」

把要說的事情歸納成三項,就能讓你的話更有條理,也更清楚易懂,而且這種方法能有效地用來敘述結論後的理由。例如:

「我們之所以認為A公司是最佳選擇,有三個理由。」

一開始就宣告理由有三個,如此一來,主管就有接下來「會聽到三個理由」的心理準備。

然後再接著說:

「第一點,性價比遠高於其他公司。」

「第二點,售後服務很完善。」

「接著是第三點,該公司取得業界第一名的成績。」

像這樣,一開始就宣告「理由有三點」「重點有下列三項」「我有三件事想報告」,接著再一一說明,而「三」這個數字將成為關鍵。

因為將內容整理成三項是最剛好的,無論對報告者或聽取報告的人來說,濃縮成三項是最容易記住的。(本文摘錄自《公司不需要不懂簡報的員工》第六章)

 

書籍介紹
書名:公司不需要不懂簡報的員工
作者:車塚元章
出版社:究竟出版
出版日期:2015年4月
車塚元章

Break Vision董事長。1965年出生於東京,青山學院大學經濟系畢,曾任職於新日本證券公司(現瑞穗證券)、管理顧問公司等,1996年獨立創業,除了協助企業解決問題,也常應邀接受報章雜誌專訪。目前則專注於人才育成。

本文出處:SmartM人才培訓網
責任編輯:BFA 簡報小聚 編輯部

 

簡報小聚 #31 2018 年 2 月聚會

2 月 22 日|簡報交流聚會

BFA 簡報小聚是一個以簡報溝通為主題的交流聚會,每次聚會由「主題分享」與「自由交流」兩個環節組成。「主題分享」將由三位講者 (Before, After, Pro Speaker) 依次帶來 20 分鐘的簡報溝通故事、經驗或技巧分享。

而在下個月的聚會,Before Speaker 將在與三位駐場簡報人一對一交流 #邏輯結構 #視覺設計 #訊息溝通 後再次登台,成為 After Speaker。我們希望通過定期的聚會讓每一位參與的夥伴們都能看到簡報溝通力提升後,帶來的改變力量。

歡迎各領域朋友一起來聽三位講者分享簡報溝通經驗及技巧,並與現場的職場人士交流,渡過不同體驗的夜晚。

 

 

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