在全球疫情下，為了社交距離也好，為了減輕租金壓力也好，遙距工作慢慢風行了起來。面對面的簡報，也因為大家不再聚集於辦公室或是路演場合，機會變得少之又少。

那麼，有哪一些我們從前認定為金科玉律的簡報技巧，在遙距簡報下已經不再適用呢？或是有那一些新的技巧，值得上班族在新常態之中注意一下呢？

先讓我們一起來 unlearn 吧！

1. Fade to Black

   面對面簡報時，使用一張全黑色的投影片，或是 Powerpoint 中的 B 按鍵，銀幕都會成為一片黑色，將可以分心的東西全撤，讓觀眾的目光自然地重回到自己身上，成為一種切入點，說故事分享或是話題之間的間奏。 要是在 Zoom/ Webex 等平台依樣畫葫蘆，大概只會換來一大堆「Hello?」「Can you hear me?」的回應，大家都以為訊號不良了。

2. Transition/ Animation

   適量，而不過量的動畫固然能為簡報內容帶來動感，或是畫龍點睛的效果；然而如果今天主管要求重用一些之前製作好的投影片應用在 video conferencing 上面，就要了解會聚的地區和頻寬。 曾經試過來自歐洲的簡報，大概因為重用模版的關係，每一頁投影片都是 push to left transition，結果在亞洲的觀眾，當講者說到第十頁的時候，銀幕上仍然是困在兩頁前的 transition，內容不但傳達得不好，觀眾也很快沒趣。

3. Full Breed Graphics

   產品發佈會中愛用的全幕大圖技巧，因應智能電話及數碼相機的普及化，根本不愁解像度的不足，亦可以帶來震撼的效果。 遙距簡報有兩大種，有聲有畫的，或是只有聲沒有畫的，例如 teleconference。企業文化中有不少人喜歡事前要求投影片作 pre-reading，或是先印出來作寫筆記之用，同時好讓自己的眼睛在開會時稍為離開電腦屏幕一下。 要是有主管喜歡先印出來看，全幕大圖便要用得小心，以免紙張吸墨太多。全幕大圖如果是為了解釋複雜的概念或流程還好，如果是用沙漠大圖去介紹氣候變化，那麼還可能要忍痛調整一下吧。 有些上班族會採用兩個版本：以字為主的台下版，以及豐富視覺元素的台上版。然而要注意的是，有一些主管或客戶，發現自己手上的列印版和銀幕上展示的，內容或頁數有出入時，那怕你的出發點是良好，也會進入了 panic mode。所以事前了解觀眾，的確有其需要。

4. The Closer NOT the Better

   攝影界有一個著名的提醒，說是你的照片拍得不夠好，是因為你走得不夠近。 除非特地去購入設備，否則我們在家上班，發佈或是參與簡報，都是在使用自己或公司的筆記型電腦。 筆記本的鏡頭是靠在屏幕上，所以無論在過程中有意或無意，要是我們將眼光放在水平的方向，將觀眾來說都出現了仰角。這不單只是有沒有修鼻毛的問題，仰角也可帶來一點兒傲氣。 把自己離電腦遠一點，那怕是水平的眼光，仰角也會減少，而且也減輕了鏡頭變型的問題（顯得更瘦唷），更可以令自己的手勢能被拍進鏡頭之中，加強簡報的效果；把滑鼠線拉長一點或是使用無線控制器便可。後退一步，一舉三得。

5. Pause and Ask for Feedback

   在有聲沒畫的 teleconference 中，因為看不到觀眾的反應，你未必會知道觀眾對簡報內容有多理解，有沒有疑問。 適當的暫停便顯得重要，一方面讓大家透透氣，稍為對簡報內容沉殿一下，也暗示這是一個發問的時間（你不會傻得每次都在問有沒有問題）。 要是沒有人回應可怎麼辦？最好的情況是大家都清楚明白，但你也可以用以下的方式製造對話： 指名問問題：指名道姓也許不太禮貌，但可以問個別部門，例如剛剛完成有關預算的部分，可以指名問一下財務部有沒有回應或是新資訊分享，記住是要有關係的部門。跨區的會議也可以選擇以區分提出； 點出 action point：要是剛完成的部分有 action point，不用等簡報完成才重提，在暫停中可以說一下，一方面展示你對簡報流程、回應有充分了解及控制，萬一對方忘記了自己有 action point，也可令人提起自己的參與度。

6. Visual Cue

   有聲沒畫的時候，大家也在自己電腦或桌上看投影片，除了 page number 這種基本技巧，要是投影片有流程圖，可以替每一個流程訂下一個 tagging，例如在左上角寫下（1），下一個流程就是（2），分拆開的子流程便是（3A）和（3B），這樣做當你每次提起的時候，只需要說成「在流程2當中」，而不需要費時地說「我們看看左邊第二個，由上至下的第五個流程」。簡潔，觀眾也找得快。 投影片中有表格也亦然，除了以顏色突顯出想要討論的部分，要是要討論的有頗多行數，加入 row number 也是提升大家一致性的好辦法。

7. Repeat on Where We Are

   遙距簡報中，觀眾分心是避免不了的事情；在會議室中還可以碰碰其他人的肘子，輕聲問一下剛剛說到哪兒；但在 chatroom 裡問就會很尷尬，有些人分心滑了一下手機，回應一下在家的兒女，錯過了又怕問，不但令投入度減低，決策時也可能缺少了重要的資訊。 要學會說慢一點，多重覆一下剛剛提到了甚麼，接下來到哪一頁；看上去也許會累人，但總有一兩個人，因為你的故意重覆而重新趕上了列車，心裡暗暗的感謝了你。

本文作者 : 上班族的簡報日常

文章出自 : 疫情下的新常態：簡報技巧的learn與unlearn（上）、疫情下的新常態：簡報技巧的learn與unlearn（下） (本文透過「方格子直送」計劃合作轉載)

責任編輯 : BFA 簡報 編輯部