“「簡報力 = 職場競爭力」懂得簡報、設計投影片絕對幫你的職場生涯大加分，怎麼說呢？例如今天上司交給你一份隔天要用的 PPT，請你幫他完成視覺化；或者是上司請你下午去提案，必須準備完整 PPT。這些情況，你該如何讓挑戰成為機會呢？本文獲得 Journey、強尼 授權轉載。”
明確需求，有的放矢
或許很多小伙伴都聽過 5W2H 分析法。所謂的 5W2H 分析法，就是 WHAT、WHY、WHEN、WHERE、WHO、HOW、HOW MUCH。這一套分析法最大的好處就是彌補考慮問題的疏漏。從而可以準確界定問題，把握事件本質，易於理解。那麼，究竟如何將這套分析法貫徹到製作 PPT 任務中呢？
01 . What — 要製作什麼PPT？
這個問題看起來稀疏平常，但是卻是一切的根源。它最起碼包括兩個方面：PPT 風格、PPT 尺寸。
PPT 風格旨在幫助你掌握對任務包最初的印象，從而更好的把控。而 PPT 尺寸是為了讓你的作品達到最佳的播放效果。因此，收到 100+ 的 PPT 任務包的時候，我立刻對這兩個方面與需求方進行了討論。
最後得出結論：關於風格，要體現出禪意。而對於尺寸，沒有過多要求，能播放就可以。基於得來的信息，不斷的對自己提問：禪意可以使用的風格是什麼？比較好做的尺寸是什麼？
最終，確定了使用中國風的風格，而幻燈片採用 16:9 的尺寸進行製作。關於如何確定 PPT 風格，首先要了解當下最基本的三種風格：
（商務風-插圖-源於強尼）
商務風：顧名思義就是用於商務活動，常常表現出簡約、大氣的視覺效果。
（中國風-插圖—源於一茶）
中國風：多用於傳統文化宣傳等場合，常常使用水墨等元素。
（黨政風-插圖—源於雄獅之心）
黨政風：經典的紅加黃配色，以嚴謹著稱，莊嚴氣象非常濃厚。
基於這三種風格的認知，結合禪意的需求，最終確定使用中國風的風格。而關於幻燈片尺寸，則包括 16:9 以及 4:3 兩種。而目前，主流採用寬屏尺寸較多。
（幻燈片尺寸說明-插圖—源於強尼）
由於自身經常製作 16:9 尺寸的幻燈片，對這一尺寸比較擅長。因此，在需求方不做特殊要求的情況下，我決定剛才用 16:9 尺寸。
02 . Who — 誰來做？
有些時候，由於時間緊任務重，一份 PPT 可能並不是由你來全全負責。很可能你負責一部分，而其他人負責其他部分。
（插圖來源於網絡）
如果有其他同事幫忙一起負責，那你一定要注意：保持溝通！保持溝通！保持溝通！
千萬不要因為雙方信息不對稱，導致最後風格迥異，回爐再造。所以，當確定好基本的風格和尺寸後，要確定好是否自己是唯一負責人。不幸的是，這 100+ 的任務包唯一負責人就是我。雖然沒有了溝通的成本，卻增加了需要自身完成的任務量。
03 . When — 任務期限是什麼？
（插圖來源於網絡）
無論是 PPT 也好，還是其他事情也罷，一定要有時間意識，問清楚最後任務需要什麼時間提交。很多新人沒有這個意識，最後導致逾期交付或者最後期限前，加班加點。很多事情，你不主動問，別人也不會告訴你，不明確截止時間，受苦受難的還是你。
當然了解到截止時間，可能意味著幸福，也可能像我一樣，只有 1 天的有效時間去製作。
04 . Where — 重點美化地方是什麼？
（插圖來源於網絡）
問清楚自己的領導或者需求方，哪幾頁是需要重點美化的，要保證重點美化的地方設計感和邏輯性兼顧，給人眼睛一亮。如果沒有特殊要求，一般需要重點美化的地方就只有：封面、目錄以及過渡頁。
明確這一原則的意義就在於，能夠將領導或者需求方的最想要表現的觀點，借用視覺化的力量，達到完美展現。當然，還有一點，就是當面臨像我一樣時間如此緊張，而任務量如此龐大的時候。可以做到，點面結合，將力量集中於點上，而面上只要過得去就可以了。
05 . Why — 目的是什麼？
（插圖來源於網絡）
PPT 的主要目的包括兩個方面：演講型和學習型
演講型就是經常大家看到的一些發布會上使用的 PPT，或者各大商業論壇分享中使用的 PPT。這種 PPT 一般使用的是少即是多的原則，力求信息高度濃縮。而學習型，最佳代表作就是老師上課用的幻燈片。這種 PPT 用於知識的傳遞，要保證信息的完整性。
製作演講型 PPT 的時候，允許你進行必要文字的刪減。而學習型 PPT，則一般要讓你保證文字的完整性。 而還要注意一點，學習型的 PPT 的製作難度相對於演講型來說，要小一些。因此，當溝通得到的消息，這次幻燈片適用於學習交流時，我的內心是小幸福的。一方面我不需要大篇幅的整理邏輯，而另一方面我還可以減少很大程度的內頁美化的難度。
06 . How Much—美化程度？
（插圖來源於網絡）
這個問題的拋出，意義就在於讓你知道每一頁你需要花費多大的心血和力氣去做優化。 剛才的 WHERE 原則你已經知道你需要注意的點是什麼，那麼面上，你需要做到程度，就需要這個原則來幫助你確定了。
如果沒做好這個原則，那你可能面臨的就是發佈會級別的 PPT 要求，而你卻做出了日常公司內部交流級別的視覺效果。而若問清楚了，你就會明確目標，結合 WHERE 原則，真正做到點面結合。
07 . How —如何實施？
（插圖來源於網絡）
這裡指的實施，是指你如何經營時間，管理時間。如何將我們的時間，明確的分配出去。一個好的時間管理計劃，應該結合自我認知以及最終需求，從而更明確的去製作 PPT 乃至做事。
而這次我對於自己 100+ 的任務包，就採取了封面+過渡頁+目錄佔用 40% 的時間，而其餘內頁佔據 60% 的時間來進行規劃。而在製作過程中，根據自己的進度，還要隨時進行調整自我的計劃。
套路&創意
所謂的套路，就是說你要學會去嵌套模板。而所謂的創意，就在於你要學會使用創意。學會套路，可以讓你花費少的時間去完成大量的任務。而創意則是讓你使用比較多的時間去美化重點需要優化的內容。
如何做到套路和創意兼顧，這往往是需要你自己的日積月累。
01 . 套路
（PPT素材庫—時尚風）
（PPT素材庫—學術風）
（PPT素材庫—簡約風）
建立專屬的 PPT 素材庫，不要只是將一大堆模板或者圖表下載下來，而不做整理。
只有整理，才能讓你結構化把握自己擁有的資源，從而更好的利用資源。當然劃分的標準，是由你決定的，只要你能夠理解劃分的邏輯就可以了。
02 . 创意
（來自於個人花瓣）
如上，也是建立自己的靈感庫。要將功夫做到平時，日常多蒐集一些認為好的視覺或者資料。然後，一定要記住一件事情：進行整理！進行整理！進行整理！
最後，在我日常積累的素材庫 & 靈感庫幫助下。我將創意運用到 40% 的美化重點中，盡可能追求視覺效果。而對於 60% 的內頁，我則最大程度使用套路，達到一定美觀程度同時，也盡可能縮短我的製作時間。
保持溝通，降低錯誤成本
（圖片來源於網絡）
強調溝通交流，並不僅僅意味著剛才所說的，與同事的交流。更意味著，你要與領導或者需求方，進行一定頻率的交流和溝通。有兩個方面需要你注意：
01 . 對你目前完成進度進行匯報
當你的製作成果達到某個重要節點時，你就應該第一時間告訴你的需求方或者領導，讓他知曉你的進度。比如說，當你做完任務的一半的時候，你就可以告訴需求方。
02 . 對於製作過程中的困惑和問題進行諮詢
有問題就要問出來，不要埋著頭傻做。不出問題則已，出了問題，背鍋的是你，受苦的更是你。特別說明的一點，這兩個方面往往不是孤立的。將兩個方面相互結合起來，可以最大可能的讓你的郵件或者溝通，看起來不那麼功利色彩以及機械化。
如果郵件，你可以採用這樣的方式：
領導，好
如附件，是 XX 的項目 PPT
當前，已經美化的部分如下：
1.XXXXXX
2.XXXXXX
另外有一些小的問題需要和您確認：
1.XXXXXX
2.XXXXXX
如有問題，隨時保持溝通。
以上，請您知悉！
糾錯核查，做好最後一班崗
（圖片來源於網絡）
即使時間緊急，也要進行核查，爭取減少一些不必要的錯誤。或許，就是因為你一個不經意的錯誤。你加班趕出來的 PPT，在領導或者需求方看來，一文不值。
推薦採用的方式就是將資料打印出來進行核對。 通過紙質版本與電腦版本進行對比，盡可能的找出錯誤。這種方式有一個最大的好處就是，方便標記，提高校對的效率，從而解決時間成本。
後記： 關於我製作的 100 張 PPT，由於機密性，在這裡給大家展示我經過修改的版本。當然，100 頁有很多排版差不多的，我不是超人，我沒有特異功能。
“ 你有過哪些驚心動魄做 PPT 的經歷嗎？請跟我們分享 ”
本文作者：Journey、強尼
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責任編輯：BFA 編輯室
