很多人說想學 PPT，核心訴求是學習 PPT 技能，也就是操作。這無可厚非，畢竟 PowerPoint 是一個軟體，軟體的門檻便是操作。而這其實也是最容易的部分：隨便買一本書，照著裡面的內容練習一遍，基本可以掌握得七七八八。即使很多東西記不住，大概知道功能叫什麼，日後上網一查大概就能解決。只要能馬上搜索到答案的，都不會是大問題。那大問題是什麼？大問題是它的前因後果。就像我們要理解自己現在為什麼迷茫。
要真正解決這個問題，必須回溯自己的過往，找到一路的軌跡，發現自己為什麼成為現在的自己的動因，繼而便了解清楚導致迷茫的核心關鍵點，PPT 也是如此。
一、PPT 是用來輔助簡報，但演示輔助並非只有 PPT
這裡有兩個觀點：
任何工具存在的價值，都是用來解決問題的。
解決問題的，永遠不只有一個工具。如果覺得沒有，那是因為還沒有找到。
圖片來源：少數派
其實如果接觸多了，你會發現，還有很多工具可以輔助簡報，比如思維導圖、手繪、影音，甚至只是幾張紙。它們提供的都是線索，幫助簡報者傳遞資訊。
二、PPT 只是輔助，重要的是背後的內容
很多人會沉醉於 PPT 設計上，喜歡去研究最炫酷的效果。如果你的場景是發布會、晚會，那無可厚非。但是，如果是匯報、演講，那很容易就本末倒置。
因為聽眾過來的目的，不是為了看那幾個動畫，而是看動畫裡面的內容。如果內容不行，那就只是浪費他人的時間。
三、既然是輔助簡報，那麼時間就應該更多花在簡報設計上
PPT 設計只是簡報設計中的一環。它做得好肯定會帶來整體效果的提升，但整體效果的提升不只是關於它。還有哪些呢？
1、你的表達
是的，PPT 再好，你說得語無倫次、邏輯不通，那也只是徒勞。
2、你的架構
這背後就是體驗設計的內容。它又要分兩個場景：
如果是工作匯報，那麼亮明觀點、繼而闡述內容的「金字塔結構」，是最穩妥的架構。
如果是公眾演講，那麼就需要考慮：故事引入、觀點亮出、舉例論證、情緒高潮和引起思考。
3、你的技巧
在傳遞資訊時，不同的技巧可以帶來不同的體驗。比如金句，讓人醍醐灌頂；比如幽默，讓人意外驚喜。理解了以上內容後，我們重新來看演示設計，便會有一個不同的視角。也基於此，我們可以重新分配一次演示設計的時間安排。
簡報設計全流程
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如果看了上圖，你便可以看出，PPT 設計（美化）這件事，其實只佔全流程中不到 30％ 的時間。更多的，則是內容生產和邏輯梳理。
第一步：準備初稿
永遠不要想着一開始就打開 PowerPoint ，一鼓作氣，一步到位，這不現實。
現實是，先明確演示目標。
1、明確演示目標，先問三個問題：
（1）聽眾是誰？
這解決的是整體風格問題。
如果是主管，那最好是嚴肅認真；
如果是新員工，那可以考慮活潑有趣；
如果是同級，那最好多點乾貨、不要來虛的。
（2）我要傳遞什麼資訊？核心資訊是什麼？
這解決的是主題問題。在大多數場景下，他人能留下的資訊就那麼三四點，所以我們需要明確重點。最關鍵的篇幅大一點，其次的點到即止即可。
（3）這個匯報在什麼場景下展示？是演講場景還是工作匯報場景？
如果是演講，那就要考慮「矛盾導入」、「發現問題」、「分析問題」、「解決問題」的邏輯。
如果是工作匯報，那就要考慮「結論先行」、「論據補充」的「金字塔邏輯」。
把這三個問題想清楚後，整個演示設計的「風格」、「邏輯」、「重點」都十分清晰了。接下來，我們便需要整理思路。
2、整理思路
在這個階段，我們可以從兩個維度來展開：
過往案例。例如年度工作匯報，前幾年肯定也做過，那找到它們，作為參考。
其他企業案例。要實現差異化，肯定不能照搬去年的，那可以看看其他企業的相關案例，取其精華，作為輸入。
除此之外，還可以考慮跟領導溝通，和同事頭腦風暴。
3、確定大致提綱
有了大概的思路後，可以考慮把提綱畫好，並明確清楚哪些素材有了，哪些素材還欠缺。可參考以下尼爾森十大可用性原則：https://www.jishuwen.com/d/2ccl/zh-tw
4、準備數據、案例和知識
基於提綱，補充相應的數據、案例和知識。
數據和案例好理解，這個「知識」又是什麼？
對於大多數匯報，我們都習慣於有一說一，但是，總感覺缺乏高度。
這時候，可以考慮找到一些相關領域的專業知識，用它來提綱挈領，整體便有了高度。
例如，在做一個策劃的複盤分享時，如果只是把流程重述，大家會覺得「也就那樣」。這時候可以考慮用「認知升級」「體驗升級」來貫穿始終，這便有了體系感。
5、準備「粗版」PPT / 講稿
到這一步，才正式開始準備簡報材料了。但也謹記！千萬不要抱著「完美」的態度來行動，直接把既有的材料先丟進去即可，不難看出即可。
這有兩個原因：
之後大改的可能性存在。
避免糾結在某頁的美化上，拖延了進度。
第二步：溝通並修正
有了大致的內容後，這時候便可以去與主管（同事）溝通了。
為什麼現在才溝通？
因為帶著方案去，比空手去會更尊重他人（也更有效率）。畢竟空對空的時候，就是讓主管做問答題，對方壓力大，也很難有耐心。
類似的就像點菜。你問朋友想吃什麼，對方肯定是「隨便啦」、「額……」。但如果拿著一個菜單問他怎麼樣，他馬上就會說「要不來個辣菜？」「這個最近吃不了」。
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在溝通前，自己也要適當審查三個方面的內容：
有沒有敏感資訊？比如不太適合分享的機密。
有沒有不合適的內容？比如比喻用得不恰當。
核心目標是否清晰？比如非重點內容佔比過大。
也正是因為此時的修改可能性大，所以第一步的「初稿」環節要盡量快，不要糾結。
溝通完成後，馬上進行修改。
第三步：校稿和美化
當內容層面沒有大問題後，這時候就可以考慮校稿和美化了。
校稿最好交給另一位同事來做，因為自己寫的東西，很難看出問題。
美化的話，有兩個小建議：
（1）封面和開頭幾頁一定要美
人有一種「聚光燈效應」，一旦覺得你不錯後，之後會不斷驗證你的不錯；反之，則會找更多你不行的理由。所以，開頭一定要讓人覺得不錯。
（2）重點內容要美
這個好說，畢竟是要傳遞的核心資訊。而且，這也是聽眾最容易拍照留存的部分。
第四步：展示準備
簡報文稿設計好後，並不意味著簡報設計做好了。接下來還有一系列工作要完成：
1、設計包袱
這點主要針對的是演講。畢竟演講場合觀眾的「愉悅訴求」佔比更高，我們需要設計體驗感。
一般來說，可以考慮：
互動：比如有的部分先拋出問題，隨機抽取一位前排觀眾回答；或者給出選擇題，讓大家舉手回答（同意的請舉手）。
影音：如果有相關的影音，請一定要用！特別是放在演講中途。它有兩個好處：其一是吸引注意力，其二是給自己整理思路和節奏的空間。
幽默：設計一些出其不意的梗，讓大家的神經舒張。
2、排練三次
這是個人給自己的要求。任何簡報或匯報，提前都要準備三次：
第一次是看著完整材料準備，主要是熟悉全部內容。
第二次是看著框架準備，保證大體脈絡清晰。
第三次是臨場前準備（什麼都不看），主要是讓自己安心。
3、印出文稿
同時列印兩份：摘要版和完整版。
摘要版可以是思維導圖，也可以是目錄。拿著它，無論出現什麼問題，都心中有數（後面還有多少）。
有人可能會說，電腦上有簡報者模式啊！但是，有的電腦真的還放不出來。
完整版則是為了給他人，比如領導。
4、提前準備
最後就是盡量提前到達簡報場地：
複製文件
測試裝置
現場走位
現場走位很有必要，特別是演講。大概知道什麼時候站在舞台中央鞠躬，哪裡不會被投影的光閃瞎雙眼。
平常花 90% 時間給 PPT 美化的你，至少分一半時間給邏輯梳理、素材整理、技巧設計和開場準備，一切才會更完美。
總結
最後，我想回歸到最初的問題：很多人說想學 PPT，那學習的到底應該是什麼？
PPT 的技能肯定是基礎，但不是全部。
邏輯思維能力很重要，它決定了內容的安排。
講故事的能力也需要，因為它決定了愉悅程度。
溝通能力必須要有，因為大多數 PPT 都需要與領導確認、與同事合作。
專案管理的意識要有，幾個時間節點必須把控到，例如「初稿完成」「領導確認」。
簡報與頭腦人人都有，如何做出專業與特色才是真正關鍵。
本文作者：曹將
責任編輯：BFA 簡報 編輯部
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自 2015 年啟程，簡報小聚已陪伴大家走過九年，很榮幸和許多職業經理人們一起共渡了九個 365 天。我們邀請了兩位特邀講者勞爾行銷顧問公司 NLP 高級執行師盧育明、企業品牌顧問 Gloria LI 及駐場簡報人黃孟堯 BFA 簡報總編輯，和大家分享三種不同簡報情境 #向上匯報、#團隊溝通、#客戶提案 中的簡報心法及方法。