一份簡報的誕生：商業簡報製作五步驟

寶渥有一個服務項目是「簡報訂製」，即根據不同簡報場景，例如提案、發佈、募資、跨國會議等，協助客戶打造符合商業溝通需求的重要簡報。

既然是量身打造，自然無法使用模版或沿用前例，而 (很神奇的) 重要簡報通常沒有太多製作時間，我們必須建立一套明確的工作流程，從擬定策略一路推進到簡報完稿，讓講者得以順利登台。

這套工作流程可以無痛轉換到一般職場經理人的簡報工作當中，這篇文章就來分享寶渥的商業簡報製作五步驟，以及當中的思考模式，也邀請大家將文中的「客戶」換成「主管」或「老闆」，或許能解決職場經典簡報難題：替主管做簡報。

寶渥的商業簡報製作五步驟：

1.分析背景

2.搜集素材

3.擬定架構

4.設計排版

5.修改細節

1.分析背景

為了達成溝通目的，在這個階段會採用訪談的形式，與客戶一同釐清幾件資訊

• 情境： 這份簡報的用途與形式，是商業提案？向上匯報？股東大會？募資路演等，是現場演示用的演講型簡報？還是當成書面資料提供給受眾的閱讀型簡報？用途影響敘事策略，形式影響設計方向。

• 目的：客戶為什麼做這份簡報？受眾為什麼聽這份簡報？條條大路通羅馬，如果選擇簡報這條路，就希望是最佳路徑，明確的目標讓我們擁有篩選內容的依據。

以「公司簡介」為例，如果目標是銷售產品，我們會強調產品的特色、亮點 、方案等 ; 如果目標是招募人才，則會強調福利待遇、升遷制度等面向。

• 對象：簡報的對象是誰？通常會跟目的一起思考。

• 時間：包含「有多少時間可以簡報」，與「有多少時間製作簡報」，前者回推策略與篇幅，後則決定要深入到什麼程度。

2.搜集素材

巧婦難為無米之炊，缺少食材無法成菜，沒有足夠的素材就無法充實簡報內容。別急著打開簡報軟體，先盤點現有相關素材，可能是簡報、文件、表單、圖片、影片、網站或者客戶的口述，一一檢視能否對應背景分析的方向，不需要的先擱置，不完整的設法補足，彙整到一個程度後，再往下個步驟移動。

3.擬定架構

素材備齊後，接著擬定簡報架構，白話點說就是安排簡報的「段落」與「順序」，起承轉合各要說些什麼，框架確認後再填補細節。

推薦給大家的方便工具是「便利貼」，先發散寫下各種關鍵字，接著用刪去法來聚焦，最後用餘下的便利貼上下左右調整順序，排出整體段落與各頁細節。

下圖左是我們實際工作使用的便利貼，左側第一直行便利貼 (藍色粗體字) 表示各段落的主題，往右延伸的便利貼 (黑色細體字) 是各段落對應的細節。使用便利貼排列，很快就能搭出架構，方便即時調整，如果需要與客戶討論，也能整理成下圖右的格式，並用顏色標記重要的內容，看起來一目瞭然。

4.設計排版

架構確認後，就是按圖索驥進行投影片的排版工作。如果是替客戶或主管做簡報，我們會提出兩到三種風格參考讓對方挑選，確認方向後才開始製作每頁投影片。

5.修改細節

越重要的簡報修改次數越多，尤其是長官要用的簡報，要有心理準備會調整到登台前一刻，甚至邊講邊改也是是有可能的。

提供一個職場小撇步，記住主管再三刪除的內容，那就是傳說中「主管的地雷」，寫在筆記本中，下次做簡報時避開它，就能提高生存的機會。

分析背景 > 搜集素材 > 擬定架構 > 設計排版 > 修改細節，以上五個步驟就是寶渥進行簡報訂製的工作流程，希望能有幫助，關於簡報課程或簡報設計業務歡迎與我們洽詢合作。

本文作者：寶渥副總經理、資深講師 黃孟堯