簡報現場不出包 - 上場前的 Check List

場景：會議室 人物：你、你老闆、客戶、客戶老闆

△你和你老闆坐在會議室裡等待客戶，你手腳麻利的打開mac，叫出精心調製的完美簡報，邊在心裡想像稍後簡報的情境。 
△你老闆危襟正坐，難得顯現緊張的一面，今天的提案相當重要，足以影響公司命運。 
△對比你老闆的緊張，你顯得從容不迫，你已為了今天磨刀多年，就準備在這時刻拿出，將對手一刀斃命。 
△室外傳來腳步聲，你老闆倏地站了起來，客戶和客戶老闆就要進來了。 
△你拿起桌上的訊號線要接上mac ，突然靜止了動作：客戶用的是VGA的線，你的mac只有hdmi槽，而你沒有帶轉接頭！ 

客戶：不好意思久等了，我們馬上開始吧。 
你老闆：好的，我們現在就開始！ 
你：...... 

△你老闆、客戶和客戶老闆目光一下都集中在你身上。 
△你的腦袋一片空白，不知所措。 

《全劇終》 

沒錯，the end ，結束，莎悠娜拉，商場一秒鐘幾十萬上下，重要的提案場合出這種包，劇終也只是剛好而已，無論是無法投影、檔案打不開、影片播不出來、沒有聲音、客戶看不清楚等等等等極瑣碎的狀況，單看只是微不足道的小失誤，卻足以影響提案的結果，甚至客戶的信任，而類似失誤的狀況竟異常頻繁！ 

如果把簡報比喻是放映電影＋現場座談，從訊號源（檔案）開始，到影片放映（投影）和現場座談（呈現），可以順出一個明確的流程，也就是上場前的Check List，請將這份Check List帶在身邊，在離開公司前確實檢查，讓你得以展現最好的一面： 

“上場前的Check List 

◻︎檔案 ◻︎電腦 ◻︎轉接頭 ◻︎投影機 ◻︎螢幕 ◻︎喇叭
◻︎簡報器/人控 ◻︎麥克風 ◻︎你自己 ”

◻︎檔案

簡報最常使用的軟體非PowerPoint莫屬，PowerPoint 2007起開始用.pptx的格式，2003或更舊的版本是無法開啟的，使用自己的筆電投影那就還好，但若非得使用現場的電腦，最好是準備.ppt與.pptx兩種格式，2007可以轉存.ppt，但要注意新版的動畫或特效可能無法顯示，但話說回來，幹嘛做那麼多特效呢？不如把心思放在版面的編排上，以免弄巧成拙。 

Mac的用戶多了Keynote可選擇，在視覺上有更多可能，然而大部份的公司行號還是微軟愛用者，就算可以轉存pptx，但轉存後的特效和排版落漆機率很大，如果非用mac不可，建議自備轉接頭，最好備HDMI和VGA兩種，市面上有多合一的轉接頭是個不錯的選擇（果粉表示蘋果就是潮i don’t care）。

出門前請將檔案備份在隨身碟，如果用現場的電腦才能傳輸檔案，有些人會將檔案丟上雲端，但不是每個地方的網路都可以順暢下載檔案。

若要播放影片，盡量使用mp4或wmv，那是播放最不會出問題的格式（果粉再度表示蘋果就是潮i don’t care）。

◻︎電腦

用自己的電腦，出門前請將檔案從頭播放幾次，確認每一頁該出現的都有出現，若有使用到多媒體如影片、音樂等，務必確認能完整的播放，最重要的是檢查電量，並老實點把電源線帶著，如果你的電源線是3pin插頭，請去光南花個35元買3轉2的轉接頭，相信我，一定會用到的。 

用對方的電腦，盡量能提早20分鐘到場，把檔案放到現場電腦中從頭走一遍，若有格式跑掉或播放影片等問題才有時間調整，千萬不要認為對方窗口能幫你排除技術上的問題，因為你接洽的通常不是IT人員，等到對方把IT請來，客戶老闆可能已經在趕下一班飛機了。 

◻︎轉接頭

這一項感覺很針對蘋果，事實就是針對蘋果，尤其是新的mac改用usb-c根本意圖害死企劃（我承認我就是死過的那個），所以果粉們請乖乖備好轉接頭、轉接頭、轉接頭，而且最好HDMI和VGA兩種都備著。 

◻︎投影機

檢查投影機是否正常、有沒有色偏、投影畫面是否扭曲、有沒有被裁切，還有插頭有沒有插緊，會不會被踢到就斷電，如果是在對方主場更需要檢查，就算可能無法解決，但至少可以把責任推到對方身上（無誤），另一方面也可以讓客戶覺得你好認真案子不給你怎麼說得過去啾咪的fu。 

◻︎螢幕

是投在螢幕上？白板上？牆壁上？不同的螢幕投出來效果不一，如果提案中有設計稿或影像等內容，盡量能校正到最接近的顏色，或是另外印出色稿供現場參考。 

◻︎喇叭

如果要播放影片或音樂，建議自備電腦用喇叭，聲音比較清楚之外，若對方音響出問題，還可以直接透過音源線輸出，而且微軟和mac都有音源孔，除非你無聊用iphone7投影。 

◻︎簡報器/人控

如果是坐在同一張桌子上近距離的簡報，那手動換頁即可，但若是面對多人的場合，還是讓講者帶著簡報器，方便前後切換，但還是要有人在電腦旁協助播放影片、切換簡報檔案，並協助排除臨時狀況，所以平常做人要注意，以免出包沒人cover。 

By the way，請檢查簡報器的電池。 

◻︎麥克風

如果要使用麥克風，一定要檢查聲音是否清楚？會不會斷斷續續？站在哪裡會出現干擾音？若使用無線mic或腰掛式mic（可是很醜），請檢查電池電力，以免斷斷續續加破音，對方聽的也斷斷續續加破滅。 

◻︎你自己

工欲善其事，必先利其器，當工具都準備妥當，剩下的就是使用者的功力了，登場前請確認你對簡報內容十分清楚，講稿看得爛熟，最好是能背起來（如果有明確的簡報架構會比較好記），並事先演練給同事看，請他們提出建議，畢竟被自己人電比被客戶電好多了。 

然後，請注意你的穿著，雖然不見得要西裝筆挺，但請穿上最能表現你專業的服裝，帶著自信的笑容粉墨登場，殺暴台下的觀眾吧！ 

以上是我在上場簡報前的Check List，與各位分享，希望能有幫助！

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本文出處： 鋼鐵簡報室

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責任編輯：BFA 簡報小聚 編輯部